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吉澤準特『外資系コンサルが実践する 資料作成の基本』

外資系コンサルが実践する  資料作成の基本  パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70外資系コンサルが実践する 資料作成の基本 パワーポイント、ワード、エクセルを使い分けて「伝える」→「動かす」王道70
(2014/08/20)
吉澤 準特

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主に、パワーポイントのスライドとエクセルのグラフの作り方について。この本は相当、具体的で実践的だ。単にどのようなステップを踏んで、どのような点に気をつければよいかが書いてあるだけではない。文字のフォントをどうするかとか、テキストボックスの余白は何ptにするのがよいのかとか、エクセルの表では外枠を実線で内枠を点線にするとかも書かれている。吹き出しの角型、丸型、雲型の使い分け(p.199)など、そんなに意識したこともなかった。スクリーンショットを多用して、具体的にこの項目を選んで値を入力して、といった具合だ。まさに手を取り足を取りをいった感じ。ここまで書いてある本は珍しいのではないだろうか。

こうした資料の見た目を整えるテクニックは実はとても重要。単に見た目だけでなく、それが理解の混乱を回避するし、どうでもいいところにこだわってスライドの作成時間を浪費することもない。一方、きちんとどこかで学べることも少なく、こうした記述は貴重だと思う。例えば、エクセルのセル結合ではなく「選択範囲で中央」を使えというテクニック(p.124)は知らなかった。

こうした具体的で細かいテクニックを除いた部分では良書だが、もっと上段の思考法に属するあたりはいまひとつ。当事者として書くか専門家として書くかという立場の違いと、6つの発想パターンが書かれている(p.46-61)。6つの発想パターンは、説明の論理構造PREPと組み合わせて説明されている。しかし著者が「ひらめき発見型」「トライ&エラー型」と呼んでいる二つの水平思考はPREPに馴染んでいない。PREPは論理的に整理して説明する仕方なので、発散的思考を旨とする水平思考とは相性が悪い。例えばトライ&エラー型の推論をPREPに整理している(p.55)が、文面を見る限り結論はPointだとしても他はすべてExampleに見える。

細かなテクニックの解説のところで引っかかった箇所が二つ。エクセルのmax関数を使って各行の項目番号を採番する話(p.267)だが、row関数を使ったほうが良いのではないか。max関数を使うと先頭行を絶対参照で、最終行を相対参照で書くことになるし、そもそも行番号を提供するものとしてrow関数が用意されているのだから。複数の条件に合ったセルの合計値を返すのにsumproduct関数が紹介されている(p.277)のだが、2014年の本でもあるしExcel2010に対応してsumifを出すべきだろう。sumproductを用いる方法は直感的に分かりにくいし、何より行数が同じでないと使えないという欠点が大きい。
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